Echtzeit Online von Tagungen

Echtzeit Online von Tagungen

Buchungswege im Tagungsmarkt – schneller Wandel garantiert!

 

Am 2. Februar 2016 moderierte ich auf dem Deutschen Hotelkongress in meiner Funktion als Herausgeberin der tw tagungswirtschaft eine richtige MICE-Elefantenrunde. Meetago, MICE Portal und Expedia diskutierten mit mir die Frage, ob Kunden künftig vom Anfrage/Angebotsprozess auf Echtzeit-Online-Buchung umsteigen. Und es wäre zu kurz gedacht, hier nur die weiter wachsende Macht der MICE OTA (online travel agents)  zu beklagen. Ganz im Gegenteil, denn Tagungshotels und Locations haben dringenden Erneuerungsbedarf in diesem Bereich, auch wenn sie es selbst vielleicht noch gar nicht merken.

Fast 20 Jahre Stillstand prägen den Such-, Angebots- und Buchungsprozess im Tagungsbereich. In dunklen Kämmerchen sitzen die teilweise immer noch als ‚Bankett-Mitarbeiter‘ titulierten Tagungsexperten und kämpfen sich durch eine wachsende Anzahl Tagungsanfragen.

Obwohl sich diese in „groß und wichtig“ oder“ klein und unbedeutend“ clustern ließen, werden nach meiner Erfahrung in vielen Tagungshotels alle Anfragen nach dem „Schema F“ abgearbeitet. Wird dabei wenigstens eine neue  Anfrage in Opera oder Protel erfasst, sind ja zumindest die Daten des Anfragers gesichert. Die Erfassung aller Details, aus der sich dann ein Angebot generieren lässt, dauert schnell pro Anfrage 15 – 20 Minuten, dabei ist das Anfrager-Interview, das meistens sowieso unterlassen wird, noch nicht mitgerechnet. Beratung, neue Formate und Möglichkeiten erklären oder nur herauszufinden, was der Kunde eigentlich wirklich bei uns veranstalten will, bleibt im Wust der Datenmassen meistens unerledigt. Word und Excel sind in den meisten Betrieben die wichtigsten Tools für Datenpflege und Angebotserstellung und das Datendrama zieht sich bis zur Abrechnung.

Einige wenige Großkunden (wie Telekom, Axa, Deutsche Bahn oder Abbott) haben mit Hilfe einiger weniger MICE-Software-Anbieter mühsam Beschaffungsprozesse „von der Kostenstelle bis ins Hotelbett“ definiert – wahrlich effizient ist das alles aber noch lange nicht. Nicht aus Sicht der Kunden und nicht aus Sicht der Anbieter. Egal, ob das Controlling es jetzt sexy findet oder nicht.

Die Anbieter der sogenannten RFP-Prozesse (Request for proposal) habe die Situation auf der einen Seite vereinfacht, denn anstelle des Worddokuments müssen nur einige wenige Klicks auf dem Angebotsserver des Portals eingestellt werden. Natürlich muss die Option zusätzlich in der Hotelsoftware und allzu oft in einem Reservierungsbuch eingetragen werden. Das ist die tägliche Angebots-Realität in Zeiten, in denen von Big Data, Beacons und Digitalisierung geredet wird!

Jetzt kommt Bewegung in den Markt! Mit Expedia Meeting Market entsteht nicht etwa ein neuer MICE OTA. Expedia Meeting will kein Online Travel Agent im MICE Markt sein, sondern ein Technologieanbieter, der die Entscheidungs- und Kaufprozesse im ‚Brot & Butter Geschäft‘ des Tagungsmarktes neu aufstellt.

Über die Marktzahlen wird trefflich gestritten. Sind es allein in Deutschland 100.000 Veranstaltungsplaner, die schnell zu Raum, Imbiss und Beamer wollen oder sind es 200.000? Werden die Volumenproduzenten in der RFP-Welt verharren oder wie im Flug- und Businessbereich das glatte Durchbuchen bevorzugen? Ganz sicher sind es genug Veranstaltungsplaner, die nicht mehr mit Excel-Tabelle und Taschenrechner den Gesamtpreisvergleich für eine 2.000 €-Veranstaltung durchführen wollen (ich gehöre übrigens dazu).

Wie kommen Verfügbarkeits- und Preisinformationen zu Expedia? Schnittstellen zu Opera, Suite 8 und Protel sind fertig und im Einsatz. Und für den Zimmerbereich seit Jahren erprobt. Damit wäre die professionell arbeitende Tagungshotellerie angebunden!

Und die Seite für den Buchenden.
Mein Test zeigt: sehr gut durchdacht. Dass die Praxis weitere Anforderungen zeigen wird, ist keine Überraschung.

Und was passiert als Nächstes?
Jeder (z.B. jeder Tagungsvermittler und Locations), der heute von den alten Anfrage- und Angebotsprozessen die Nase voll hat, kann diese von Expedia entwickelte Technologie nutzen. Es wird spannend sein, zu sehen, welche der kleinen und großen MICE OTA sich diese Chance nicht entgehen lassen werden.

Es ist also zu erwarten, dass der Wechsel zu Online-Echtzeit viel schneller vollzogen wird, als es jetzt von vielen Experten eingeschätzt wird. Und dass zeigt auch, dass Hotelketten und Individualhotels sich der Konsequenzen bewusst sein müssen.

Weniger Arbeit und mehr Beratung in den Tagungsverkaufsabteilungen. Das wäre wünschenswert.

Aber auch Sicherung des direkt buchenden MICE-Kunden, um noch stärkere Abhängigkeiten zu vermeiden. Dafür ist die Investition in eine MICE Booking Software unerlässlich.

Ich freue mich auf Ihre Meinung. Nutzen Sie die Kommentarfunktion. Oder Sie senden eine kurze Mail und wir besprechen Ihre Situation auf der ITB in Berlin.

Fachbegriffe kurz erklärt

MICE = Meeting Incentive Congress Events
Ein anderer Begriff wäre Business – Veranstaltungen.

OTA: Online Travel Agent, im Tagungsbereich sind dies MeetingMarket, Meetago, die MICE-Protal GmbH, Meetingmasters, Buchungsportal24 und andere.

RFP: Request for Proposal. Anfrage um ein Angebot zu erhalten. Heute der klassische Prozess um eine Tagung zu buchen.

 

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