Wer will Meetings online buchen? Was Hotels und Locations jetzt tun sollten!

Wer will Meetings online buchen? Was Hotels und Locations jetzt tun sollten!

Wer will Meetings online buchen? Was Hotels und Locations jetzt tun sollten!

Vor gut 3 Monaten veröffentlichte Expedia seine erste Version der Meeting Echtzeit Buchung  und berichtet jetzt in der Hotel & Technik über die ersten Erfolge. Diese sind zwar noch etwas verklausuliert, dennoch lässt sich diese Entwicklung des „Online in Echtzeit kaufen wollen“ genauso wenig aufhalten, wie in allen anderen Reise- und Lebensbereichen. Ganze Urlaube werden online gebucht, Fertighäuser und Autobestellungen online konfiguriert und was nicht kaufbar ist, verliert Marktanteile.

Damit Tagungshotels und Location nicht in ein paar Jahren überrascht feststellen, dass 30 bis 50% ihrer Veranstaltungskunden sehr gern ihre kleinen und mittelgroßen Meetings online buchen und dafür mangels Alternative einen MICE Online Vermittler nutzen, sind hier ein paar Empfehlungen für Tagungshotels und Locations:

Wie im Individualreisebereich wollen Kunden online und in Echtzeit buchen. Wer möchte auf eine E-Mail mit langen arbeitsintensiven Anhängen warten, die erst mühsam verglichen werden müssen, wenn der gleiche Vorgang einen Mouseclick weiter in 10 Minuten erledigt werden kann. Und wenn Kunden die Wahl haben, zwischen einem unendlich langen „Anfrageformular“ auf der Webseite des Anbieters oder einem schnellen Vergleichs- und Buchungsprozess auf der Webseite eines Online Mittlers, dann wird sich ein zunehmender Teil für die Webseite des Mittlers entscheiden.

Es ist also sehr empfehlenswert, dass auch die Locations jetzt eine eigene Verfügbarkeitsanzeige und Onlinebuchung für Tagungspakete, Räume, Zimmer und Partys, wie Weihnachtsfeiern anbieten. Sonst ist in ein paar Jahren die Provisionsrechnung wieder höher, als die Wirtschaftlichkeit es zulässt. Es ist allerhöchste Zeit die eigenen Softwarepartner (Hotelsoftware, Web Booking Engine, Channel Manager) nach entsprechenden Lösungen und MICE Booking Engines zu fragen!

Wenn die MICE Booking Engine auf der eigenen Webseite implementiert ist, dann sollte eine professionell angelegte Kommunikationskampagne mit satten Incentives die Bestandskunden motivieren, diesen Weg jetzt auch zu testen. Die Mitarbeiter im Tagungsverkauf sollten jeder Zeit bereit sein, einen Teamviewer Link (Ihre Mitarbeiter wissen gar nicht, was das ist?) an den anfragenden Kunden zu senden, um zu beweisen, wie schnell und günstig die Onlinebuchung des anstehenden Seminars oder Meetings ist. Für Tagungshotels und Locations, die warten, bis die Kunden ihren Onlinebuchungsweg woanders finden, ist die Rückgewinnung viel teurer!

Seien Sie vorsichtig mit der Gewährung besonderer Vorteile, Preise oder Buchungsbedingungen für Mittlerportale. Erstens lernen Kunden sehr schnell, dass es die attraktivere Stornierungsbedingung beim Mittler, aber nicht im eigenen Tagungsverkauf gibt und zweitens werden so vielleicht wirtschaftlich nicht sinnvolle Branchenstandards gesetzt, die wie die  18.00 Uhr Buchung‘ nur schwer wieder aus den Erwartungen des Kunden zu entfernen sind.

Die Abwicklung von Anfragen und Buchungen im Gruppen- und Tagungssegment gehört jetzt wirklich modernisiert. Der Aufwand ist für kleine und mittelgroße Meetings weder für den Kunden noch den Anbieter akzeptabel. Aber es ist Initiative und Investition gefragt. Wenn wieder nur die Mittler an die Onlinebuchung glauben und entsprechend investieren, bestimmen sie künftig auch den Preis für eine Buchung. Make or Buy!

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