Ihr Messeauftritt ist nur so gut wie Ihre Vorbereitung!

Kennen Sie das? Sie gehen durch eine Messehalle und blicken in gelangweilte Gesichter des Standpersonals. Einige blicken angestrengt auf ihr Smartphone oder blättern in den Prospekten der Konkurrenz.

Wenn es Ihnen an Ihrem Stand oder Counter auch so geht, ist das garantiert ein Fall unzureichender Vorbereitung. Wer sich allein darauf verlässt, dass sich eine ausreichende Anzahl von bisher unbekannten Fachbesuchern an Ihren Stand oder Ihren Counter verirrt, der hat den Sinn von Fachmessen noch nicht ganz verstanden. Nur wer im Vorfeld der Messe für volle Terminkalender sorgt, wird einen erfolgreichen und kurzweiligen Messetag verbringen! Nur wer sich während der Messe ins Getümmel stürzt und kontaktfreudig das eigene Netzwerk erweitert, wird einen angemessenen ROI erzeugen.

Hier sind die wichtigsten Tipps, wie Sie den Messeauftritt vorbereiten:

1. Ziel: Austausch mit bestehenden Kunden.

Voraussetzung:

Sie haben etwas Neues zu berichten. Etwas wofür sich auch Ihre bestehenden Kunden interessieren. Erinnern Sie sich? Eine Messe nannte man früher einen „Marktplatz der Neuigkeiten“. Sind bei Ihnen die Tagungsräume jetzt online buchbar? Bieten Sie neue Dienstleistungen, wie Teilnehmer-Management für Ihre Kunden? Haben Sie einen Business Case für eine Hybride Tagung? Gibt es Neuigkeiten aus der Cateringküche? Vielleicht Alternativen zum 3-Gänge Menü?

Maßnahmen:

Machen Sie Ihre Bestandskunden neugierig auf die Neuigkeiten Ihres Hauses. Schreiben Sie sie an und kündigen Sie die „Breaking News“ an. Wer nicht auf die Messe geht, kann sich einen telefonischen Besprechungstermin bei Ihnen sichern.
Stellen Sie Fachbesucher-Ausweise für Ihre Kunden kostenfrei zur Verfügung.
Legen Sie Ihren Messetag in einem der vielen kostenfreien Terminplanern an (z.B. https://doodle.com/de/) und laden Sie Ihre Kunden ein, sich einen Termin in Ihrem Kalender zu sichern! Die meisten Fachbesucher planen ihren Tag minutiös und hetzen dann an Ihnen vorbei, wenn Sie es nicht im Vorfeld in den Kalender schaffen.
Legen Sie auf Ihrer Webseite eine Landingpage für den geplanten Messeauftritt an und verlinken Sie von dort auf Ihren Onlinekalender. Geben Sie auf der Landingpage den Experten Raum, die Sie auf dem Stand vertreten, beschreiben Sie die besondere Expertise. Vielleicht ist für bestimmte Themen Ihr Veranstaltungstechniker oder Ihr Küchenchef der richtige Ansprechpartner. Schalten Sie sie per Skype dazu, falls Ihr Kunde lieber mal mit jemand anderem als dem Verkaufsleiter sprechen möchte.
Lassen Sie Ihre Kollegen in der Bestellannahme bis zur Messe jeden Kunden fragen, ob sie diese Messe kennen und einen Besuch planen. Falls nicht senden Sie eine Mail mit Informationen. Fixieren Sie einen Gesprächstermin (Doodle). Tauschen Sie die mobilen Telefonnummern aus, damit man sich findet, falls etwas dazwischen kommt.

2. Ziel: Austausch mit verlorenen Kunden

Laden Sie gezielt Kontakte ein, zu denen Sie den Kontakt verloren haben. Senden Sie eine Einladung mit einem Link zu einem kostenfreien Besucherausweis und stellen Sie sich als Ansprechpartner für verlorene Beziehungen vor.

Bitten Sie um ein kurzes Gespräch, um zu erfahren warum der Ex-Kunde nicht mehr bei Ihnen bucht und ob Sie vielleicht etwas tun können, um das zu ändern.

Tipp: solche Einladungen sollte man entweder telefonisch überbringen oder sehr individuell schriftlich formulieren. Manchmal stellt man einfach fest, dass beim Kunden ein neuer Verantwortlicher ist, der vielleicht noch gar nichts von Ihrem perfekten Angebot weiß?

3. Ziel: Austausch mit Interessenten

Eine ebenfalls sehr interessante Messezielgruppe sind die Personen, die mal eine Anfrage an Ihr Unternehmen gestellt haben, die dann aber nicht zum Kauf oder zur Buchung führte. Die Vorgehensweise ist ähnlich wie die bei den verlorenen Kunden.

4. Ziel: Neue, bisher unbekannte Interessenten auf der Messe kennenlernen und Kooperationspartner finden

Auch für diese Gruppe reicht es nicht sich fröhlich grinsend auf dem Messestand aufzuhalten.

Maßnahmen:

Recherchieren Sie, wo „Ihre“ Messe in den sozialen Medien als Veranstaltung angelegt ist. Melden Sie sich dort an, so machen Sie sich sichtbar. Die Best of Events hat die nächste Messe beispielsweise auf Facebook angelegt. Mehr als 500 Personen haben sich schon öffentlich angemeldet. Schauen Sie sich an, ob da nicht interessante Kontakte dabei sind und sprechen Sie sie professionell und individuell an.
Recherchieren Sie die Fachmedien, die sich in der Regel mit ihren kompletten Teams auf den Fachmessen aufhalten. Recherchieren Sie z.B. auf XING oder LinkedIn die Redakteure und bieten Sie ein Thema an, dass die Redaktion ggf. interessiert. Achtung: mit schwachen Werbeaussagen ohne Newswert kommen Sie hier nicht weiter.
Auch andere Aussteller können für Sie interessant sein. Gibt es Caterer, Technikdienstleister, Dienstleister für Rahmenprogramme, die aus Ihrer Region kommen und die Sie ggf. noch nicht kennen? Verabreden Sie sich! Ggf. haben diese auch Kunden, um die man sich gemeinsam kümmern möchte!
Besuchen Sie die Vorträge und Foren, in denen sich auch Ihre Kunden aufhalten. Es ist absolut nicht notwendig, dass Sie an Ihrem Counter festkleben. Bereiten Sie ein nettes Schild vor, wie Sie telefonisch erreichbar sind. „Ich besuche gerade einen Kunden, rufen Sie mich an (oder schreiben Sie eine Whats App) und wir vereinbaren einen Gesprächstermin“. Die Zufallstreffer eines Messeauftritts lassen sich oft besser in einem der Vortragsräume oder Networking Events machen, als auf dem eigenen Messestand. Betrachten Sie den Messestand als Homebase und nicht als einzigen Platz, wo man tolle Kontakte machen kann.