So machen Sie mehr aus Ihren Meetings

Bei Teilnehmern, die ca. 4.000 € brutto im Monat verdienen (plus Arbeitsplatzkosten, Nebenkosten, aber ohne die Tatsache, dass sie ja nicht ihrer Produktion, z.B. Verkaufen nachgehen können) fallen so pro Meetingstunde und Teilnehmer schnell 50 € Investition pro Stunde an. Bei 10 Teilnehmern investieren Sie 500 €. Überlegen Sie selbst, wie einfach werden bei Ihnen 500 € ausgegeben? (wenn Sie jetzt sagen, sehr einfach, dann verdienen Sie auch mehr als 4.000 € im Monat und dann stelle ich die Frage anders: wie einfach werden bei Ihnen 5.000 € ausgegeben?

Na egal. 80% aller Meetings sind schlecht vorbereitet, schlecht geführt und eine schriftliche Handlungsanweisung hätte das Gleiche bewirkt – wäre aber viel günstiger.

Damit das bei Ihnen anders ist, hier unsere 10 Lieblingsforderungen für eine produktive, konstruktive und professionelle Meeting-Kultur.

1. Killen Sie Routine

Der allseits beliebte „Jour Fix“ ist der Anfang vom Ende einer professionellen Meeting-Kultur. Machen Sie es einfach ein Meeting einzuberufen (Outlook hat da sehr schöne Funktionen, wenn Sie sich gegenseitig Ihre digitalen Kalender frei geben und sich zwingen, jede Nicht-Verfügbarkeit dort einzutragen) und ermuntern Sie alle Mitarbeiter (egal welche Hierarchie, dass sie für Problemstellungen ein Meeting einberufen können. Voraussetzung ist, sie bereiten das Problem und zwei Lösungsalternativen vor, die sie den Teilnehmern präsentieren.

2. Was ist das Ziel dieses Meetings?

Fällt es schwer, diese Frage zu beantworten? Wir erinnern uns: Ziele sind realistisch, anspruchsvoll und messbar. Uns „auszutauschen“ ist nicht wirklich ein messbares Ziel, oder? Aber: „Alle Teilnehmer kennen unseren neuen Webshop, wissen, wo die Bestellungen ankommen und haben ihre Fragen dazu beantwortet bekommen“. Alles klar?

3. Meistens sitzen einfach zu viele Teilnehmer am Tisch.

Und warum, um sich eine anschließende, professionelle Kommunikation an Nicht Anwesende zu sparen. Je weniger desto effizienter, desto besser.

4. Wer ein Meeting einberuft, ist der Meetingleiter.

Und der stellt drei Dinge unbedingt sicher. 1. Jeder kennt das Ziel. 2. Mindestens ein Teilnehmer (oder der Leiter selbst) hat die Vorbereitung übernommen. 3. Anfangs- und Endzeiten werden bekannt gegeben und sind garantiert.

5. Kein Meeting ohne Agenda.

Spätestens bei Beginn des Treffens, wird besprochen, welche Themen in welcher Zeit besprochen werden müssen. Und der Meetingleiter prüft, ob alle Agenda-Punkte wirklich in dieses Meeting gehören. Schlecht organisierte Chefs und Mitarbeiter nutzen ein Meeting gerne um bilateral zu klärende Punkte schnell noch auf die Agenda zu bringen. Oft auch zu finden unter dem Punkt „sonstiges“ (den Sie im Übrigen generell nicht erlauben sollten).

6. Zwingen Sie alle Teilnehmer, sich ebenfalls vorzubereiten.

„Bitte lesen Sie das beigefügte Dokument im Vorfeld und bringen Sie Ihre Fragen mit“ oder „Bitte bringen Sie drei konkrete Vorschläge zu folgendem Problem mit“. So sollten die Aufforderungen lauten, damit es ein produktives Meeting wird, bei dem alle einbezogen werden können.

7. Realisieren Sie ein straffes Zeitmanagement.

Wenn ein Teilnehmer 15 Minuten gefordert hat, um seine Pläne zu präsentieren, bekommt er oder sie keine 25 Minuten. Sagen Sie nein! Ihre Investition läuft…..

8. Protokollieren Sie Beschlüsse und zu erledigende Aufgaben.

Und zwar während des Meetings. Gleich im Lap Top. (‚wer hat was gesagt Protokolle ‚ sind out!) Der Protokollführer sollte sich zwischenzeitlich vergewissern, ob es überhaupt zu einem Beschluss gekommen ist. Er oder sie hat die Pflicht sich zu Wort zu melden. Beispielsweise mit der Frage: Ist es richtig, dass der Verkaufsleiter bis zum 30. ein Monats eine aktualisierte Umsatzprognose vorlegen wird? Dann geht es so ins Protokoll.

9. Kontrollieren Sie die Umsetzung.

Und zwar zum Termin der Erledigung und nicht erst zum nächsten Meeting. Es ist kein Kavaliersdelikt, erst die Zeit der anderen in Anspruch zu nehmen und dann die beschlossenen Maßnahmen nicht ernst zu nehmen. Es ist ein sehr schlechter Umgang mit einer erheblichen Investition.

10. Planen Sie Überraschendes.

Wenn Sie etwas wirklich Wichtiges erreichen wollen, dann muss Ihr Meeting einen Spannungsbogen haben und sollte auch Emotionen, Lachen, Humor oder wenigstens ein überraschendes Catering beinhalten.